Isännöitsijän vuosi - toukokuu ja kuntoarvio

Nyt on hyvä aika vuodesta kartoittaa rakennuksen ja piha-alueiden päivän kunto. Kuntoarvion perusteella hallitus voi valmistella tulevia korjaustoimenpiteitä. Hallituksessa ei useinkaan ole rakennustekniikkaa tuntevia henkilöitä, joten tämä on yksi (teknisen)isännöitsijän tärkeimpiä tehtäviä taloyhtiön hallinnossa.

Ensin vähän käsitteistä:

• Kuntoarvio - rakenteita rikkomaton aistinvarainen arvio kohteen kunnosta. 
• Kuntotarkastus - Pätevä kuntotarkastaja tutkii talon ISO 9001 -sertifioidun laatujärjestelmän sekä alalla hyväksytyn KH 90–000394-suoritusohjeen mukaisesti. Ohjekortissa määritetään tarkastuksen tavoitteet, sisältö, laajuus, tarkastuksessa tehdyt mittaukset, raportointi ja kuntotarkastajan vastuu. 
• Kuntotutkimus - Kuntotarkastuksessa määritetään kohteet, joiden kunnon selvittäminen vaatii tarkempaa tutkimusta ja rakenteen avaamista. Silloin on kysymys kuntotutkimuksesta, jonka avulla selvitetään rakenteen alkuperäiset toteutustavat sekä mahdolliset ja piilevät mikrobikasvustot. Myös teknisten järjestelmien kunto on joskus selvitettävä tarkemman kuntotutkimuksen avulla.

Isännöitsijällä pitää mielestäni olla ammatitaitoa suorittaa listan ensimmäinen toimenpide eli kuntoarvio ja toukokuu on eriomainen aika tehdä tämä vuosittainen toimenpide.

Kuntoarvio sisältää mm seuraavia toimenpiteitä:

• asukaskysely - mitä ongelmia ja mahdolisia vikoja on havaittu?
• rakennuksen perustusten, julkisivun, ovien ja ikkunoiden tilan arviointi - maalaustarpeita?
• käynti katolla mahdollisesten vaurioiden tai ongelmien havaitsemiseksi - puhdistus- tai maalaustarpeita? Vaurioita talven jäljiltä?
• Julkisten tilojen kuten porraskäytävien, saunan, kellarin jne. kunnon arviointi.
• Myös vesi- ja viemäriputkiston tilaa voi arvioida niiltä osin kun ne ovat nähtävillä. Korroosiota?  
• Piha-alueiden tila ja kunnostustarpeet?
• Teknisiä järjestelmiä kuten lämmitys ja ilmanvaihto arvioidaan lähinnä niiden häiriöttömän toiminnan kautta - onhan vuosihuollot suoritettu asianmukaisesti? 

Mikäli isännöitsijälle herää kuntoarvion perusteella epäilyksiä jonkin kohteen tai kohteiden kunnosta, voidaan edetä ko. kohteen ammamaiseen kuntotarkastukseen tai korjaamiseen kuten maalaus tai puhdistus, jolla kohteen elikaarta voi jatkaa.

Kuntoarvion kaikki huomioit on syytä kirjata talon huoltokirjaan ja myös tässä yhteydessä kuva vastaa montaa sanaa, joten kameraa kannattaa käyttää runsaasti. Kuvista on vuosien kuluessa mahdollista arvioida tilanteen muuttumista.

Leppoisaa kesää!
Ari Nässi

Isännöitsijän vuosi - huhtikuu

Lumet ovat sulaneet - ainakin eteläisessä Suomessa ja on aika tarkastaa piha-alueiden, rakennusten ulkoisten pintojen ja vesikaton kunto.

• Maalaustarpeita
• Räystäskourujen puhdistus
• Roskiskatosten kunnostus
• Linnunpönttö pihapuuhun
• Pihatalkoot?

Huhtikuu on myös monelle asuntoyhtiölle yhtiökokouksen aika. Alla pari asiaa, joita et ehkä tiennyt yhtiökokouksesta:

• Yhtiökokous on päätösvaltainen vaikka paikalla olisi van yksi osakas - edellyttäen, että kokous on asianmukaisesti kokoon kutsuttu.
• Äänileikkuri toimii - Yksi henkilö voi käyttää äänestyksissä äänivaltaa enintään viidesosalla paikalla olevista äänistä. Vaikka hänellä olisi valtakirja suurimmalta osalta asunto oy:n osakkaita.
• Yhtiökokouksessa voidaan tehdä (merkittäviä) päätöksiä vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa.

Hauskaa kevättä!

Ari Nässi

www.arinassi.fi

Isännöitsijän vuosi - maaliskuu

Tähän mennessä hallitus on kokoontunut kerran tai pari ja tilinpäätös / talousarvio on saatu muokattua yhtiökokoukseen tuotavaan muotoon.

Kunnossapitotarpeet on myös kartoitettu ja alustavat aikataulut on sovittu hallituksessa. Ennen yhtiökokousta isännöitsijän pitää vielä jatkaa hankkesuunnitelmien valmistelua, pyytää mahdollisesti (lisää) tarjouksia ja selvitää kaikkea mahdollista hankkeisiin liittyvää. Pitäen erityisesti mielessä osakkaan näkökulman.

Hanke ja sen kustannustehokkuus pitää pystyä perustelemaan osakkaille ja yhtiökokouksessa pitää pystyä vastaamaan hanketta koskeviin kysymyksiin mahdollisimman tyhjentävästi. Huonosta valmistautumisesta seuraa lisäselvityksiä, turhaa työtä ja viiveitä.

Hankkeita suunniteltaessa on pidettävä mielessä mahdollisuus, että hanke voidaan tehdä myös liian aikaisin, eikä vain liian myöhään. Jälkimmäinen on toki yleisempi virhe, mutta isoja hankkeita kuten putki- tai kattoremonttia suunniteltaessa pitää myös tutkia mahdollisuus jatkaa nykyisen asennuksen elinikää kohdistetuilla huoltotoimenpiteillä. Tämä voi säästää osakkaille pitkän pennin.

Hyvää kevättä ja tehokkaita yhtiökokouksia toivottaen,
Ari Nässi
www.arinassi.fi

Isännöitsijän vuosi - helmikuu

Tilinpäätökset on saatu / tehty ja toimintakertomus kirjoitettu.

Tasekirjaan kootaan kaikki mitä laki vaatii ja enemmän. Seuraavaksi tasekirja kommunikoidaan taloyhtiön hallituksen kanssa ja varmistetaan, että olemme samaa mieltä paitsi tilinpäätöksestä myös talousarviosta --> vastikkeiden suuruudet ja kunnossapitotarpeista.

Isännöitsijä- hallituskommunikaatiota voi aluksi käydä sähköisesti, mutta jossain vaiheessa, vaikka maaliskuun alussa, on hyvä pitää hallituksen kokous, jossa viimeistellään tasekirja ja valmistellaan yhtiökokoukseen tuotavat asiat.

Ari Nässi
www.arinassi.fi

Valmistautuminen yhtiökokoukseen - Osakas, herätys!

Isännöitsijä ja taloyhtiön hallitus valmistautuvat yhtiökokoukseen mm. viimeistelemällä tilinpäätöstä, päivittämällä kunnossapitotarveselvitystä (mikä sanahirviö...), laatimalla toimintakertomusta ja talousarviota.

Osakkaankaan ei pitäisi vain odottaa kokouskutsua, nyt on aika miettiä onko taloyhtiössä kaikki hyvin?  Onko jotain mihin pitäisi kiinnittää huomiota? Kunnossapito kunnossa?

Yhtiökokous voi lain mukaan tehdä päätöksiä vain asioista, jotka on mainittu kokouskutsussa.

"Osakkaalla on oikeus saada asia yhtiökokouksen käsiteltäväksi, jos hän vaatii sitä kirjallisesti hallitukselta niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun."

Yhtiökokous on taloyhtiön ylin päättävä elin, se valitsee hallituksen, vahvistaa tilinpäätöksen, päättää yhtiövastikkeesta ja myöntää vastuuvapauden hallitukselle ja isännöitsijälle.  Yhtiökokous päättää aina myös laajakantoisista ja olennaisesti asumiseen ja asumiskustannuksiin vaikuttavista asioista.

Kokouksen esityslistassa on yleensä kohta: "Muut esille tulevat asiat".  Sen varaan ei kuitenkaan kannata asiaa jättää, jos haluaa päätöksiä. Tässä kohdassa esille otettavista asioista voidaan vain keskustella, ei päättää.

Ari Nässi

Isännöitsijän vuosi - tammikuu

Isännöintiin kuuluu lukuisia ympärivuoden jatkuvia tehtäviä ja rutiineja, mutta tässä blogisarjassa keskityn vuodenaikariippuviin tehtäviin.

Oletukseni on, että taloyhtiön tilikausi on sama kuin kalenterivuosi - tosin näin ei välttämättä ole, mutta siitä lisää toisessa yhteydessä.

Tilikauden päätyttyä suljetaan edellinen tilikausi ja avataan uusi. Ennen tilinpäätöksen sulkemista kannattaa odottaa loppuvuoden sähkö- ja muut laskut, joiden kulut (tai osa niistä) kuuluu päättyneelle tilikaudelle. Laskujen saavuttua tehdään tarvittavat jaksotukset: Edellisellä tilikaudella maksettu tämän tilikauden kulu kirjataan siirtosaamisiin ja vastaavasti tammikuussa maksettu edellisen tilikauden kulu (esim. joulukuun sähkökustannus) kirjataan siirtovelkoihin.

Tarkastetaan, että osakirjanpidot kuten vastikereskontra ja pankkitilien saldot täsmäävät tuloksen ja taseen kanssa.

Isännöitsijä laatii toimintakertomuksen.

Tilinpäätös ja toimintakertomus toimitetaan hallitukselle tarkastettavaksi ja kommentoitavaksi. Tämä voidaan tehdä joko hallituksen kokouksessa, jolloin isännöitsijä esittelee tilinpäätöksen ja kertoo taustat tai sähköisellä kommunikoinnilla. Kasvokkain tapahtuva tilinpäätöksen esittely ja taustojen kertominen on suotavaa varsinkin, jos hallituksessa on ensikertalaisia tai toiminnassa on ollut jotakin tavallisuudesta poikkeavaa.

Tilinpäätös ja toimintakertomus pitää lain mukaan allekirjoittaa 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä, mutta mielestäni se pitäisi pyrkiä tekemään helmikuun aikana. En näe mitää etua homman venyttämisessä.

Edellisten rinnalla isännöitsijä valmistee talousarviota ja päivittää kunnossapitosuunnitelmaa, mutta niistä lisää myöhemin.

Ari Nässi

    

Isännöinti Ari Nässi

Parempaa Isännöintiä Hyvinkäällä myös pienille taloyhtiöille:

Webbisivut:   www.arinassi.fi

Facebook:   Isännöinti Ari Nässi

0443453885

isannointi@arinassi.fi